Simplifique a visualização de fluxo de dados e automação de processos com BPMN

Na corrida pela eficiência e pela tomada de decisão inteligente, a clareza é a maior vantagem competitiva. No entanto, como garantir que a visão estratégica dos líderes esteja perfeitamente alinhada com a execução técnica das equipes de dados e automação?

A resposta pode estar em uma ferramenta visual e intuitiva: a Notação de Modelagem de Processos de Negócio, ou BPMN (do inglês, Business Process Model and Notation).

Imagine poder visualizar, em um único diagrama, como um pedido de cliente se transforma em um produto entregue, identificando cada etapa, cada sistema envolvido e cada ponto de decisão. Ou ainda, mapear como os dados de vendas são coletados, processados e transformados em um relatório crucial para a diretoria. O BPMN oferece exatamente isso: uma linguagem padronizada e acessível que traduz processos complexos em fluxogramas claros e compreensíveis para todos, desde o C-level até a equipe de operações.

Para gestores e coordenadores, cujo tempo é precioso e o foco está nos resultados, mergulhar em jargões técnicos ou analisar linhas de código é inviável. O valor do BPMN reside em sua simplicidade e poder de comunicação. Ele atua como uma ponte, eliminando ruídos e garantindo que as entregas das equipes de dados e automação sejam exatamente o que a liderança de negócios espera e precisa.

Por que um desenho vale mais que mil relatórios?

Pense no BPMN como a planta de uma casa. Antes de construir, o arquiteto apresenta um desenho detalhado que permite a todos os envolvidos - proprietários, engenheiros e construtores - entender o projeto, sugerir alterações e antecipar problemas. Da mesma forma, um diagrama BPMN oferece uma visão panorâmica e detalhada dos processos de negócio, permitindo que os líderes:

• Identifiquem gargalos e ineficiências: Onde o processo trava? Onde há retrabalho? Um fluxo visual expõe rapidamente as áreas que necessitam de otimização.

• Visualizem o fluxo de dados: De onde vêm os dados? Para onde vão? Como são transformados? O BPMN clarifica a jornada da informação, essencial para projetos de Business Intelligence e análise de dados.

• Compreendam o impacto da automação: Ao desenhar um processo, fica evidente quais tarefas são manuais, repetitivas e candidatas ideais para a automação por meio de tecnologias como o RPA (Robotic Process Automation).

• Alinhem expectativas: Com um diagrama em mãos, as discussões entre as áreas de negócio e de tecnologia tornam-se mais produtivas. O "o que eu pedi" e o "o que foi entregue" finalmente se encontram.

Os principais elementos do BPMN

A beleza do BPMN está em seu conjunto limitado e intuitivo de símbolos. Para uma leitura gerencial, não é preciso dominar todos eles, mas sim compreender os conceitos básicos:

• Eventos (Círculos): Indicam o início, o meio ou o fim de um processo. Um círculo verde pode significar "Pedido Recebido" e um vermelho, "Pedido Faturado".

• Atividades (Retângulos com cantos arredondados): Representam o trabalho a ser feito, as tarefas. Exemplos: "Verificar Estoque", "Aprovar Crédito" ou "Gerar Relatório de Vendas".

• Decisões ou Gateways (Losangos): São os pontos de desvio no fluxo, onde o caminho a seguir depende de uma condição. O mais comum é o "sim/não". Por exemplo: "O cliente tem crédito aprovado?".

• Fluxo de Sequência (Setas): As setas que conectam os elementos, mostrando a direção e a ordem em que as atividades acontecem.

• Piscinas e Raias (Pools e Lanes): Organizam o diagrama, mostrando quem é responsável por cada parte do processo. Uma "piscina" pode representar a empresa, enquanto as "raias" internas dividem as responsabilidades entre departamentos como "Vendas", "Logística" e "Financeiro".

  
  

Na prática: Fluxo de dados

Esse exemplo é utilizado aqui na Dataphi Solutions. Nosso fluxo de dados que extrai os dados do Jira Software (sistema de gestão de projetos), processa os dados e envia os dados processados para o Data Warehouse (Google BigQuery).

• Início (círculo verde), indicando que esse fluxo roda em um intervalo de 15 minutos.

• Tarefas (retângulos em cinza), indicam as atividades que serão realizadas nesse fluxo.

• Banco de dados (ícones em azul), indicam os locais onde os dados são armazenados no decorrer do fluxo de dados.

• Dados/arquivos (ícones em roxo), indicam os inputs e outputs de dados.

• Setas direcionadas, indicando o fluxo dos dados e a ordem da execução das tarefas. Exemplo: na tarefa "Extração de dados", os dados são trazidos do "Jira Software" (banco de dados), e os dados brutas extraídos (dados, em roxo) é armazenado no temporário do servidor.

• Fim (círculo vermelho), indica o fim do fluxo.

Do desenho à ação

Adotar o BPMN como padrão para a documentação e discussão de fluxos de dados e automação transcende a simples criação de diagramas bonitos. É uma mudança cultural que promove a transparência e a colaboração, resultando em benefícios tangíveis:

• Agilidade na Tomada de Decisão: Com processos claramente definidos, os líderes podem tomar decisões mais rápidas e embasadas sobre onde investir em tecnologia e otimização.

• Redução de Custos e Erros: A visualização de ineficiências e a padronização de processos levam à eliminação de desperdícios e à diminuição de falhas humanas.

• Melhoria na Comunicação: O BPMN cria uma linguagem comum que quebra as barreiras entre o "business" e o "TI", garantindo que todos remem na mesma direção.

• Entregas de Maior Valor: Ao compreenderem o contexto de negócio de forma clara, as equipes técnicas conseguem desenvolver soluções de dados e automação que resolvem os problemas reais da empresa e geram maior impacto.

Em um cenário onde a agilidade e a inteligência de dados ditam os vencedores, não há espaço para mal-entendidos. Incorporar a notação BPMN na cultura da sua empresa é um passo estratégico para garantir que a visão de futuro desenhada na sala da diretoria seja a mesma que está sendo construída, de forma eficiente e automatizada, na base da operação.

A clareza do fluxo do processo de hoje é o que garante o fluxo de caixa de amanhã.