De 2 semanas a 30 minutos: cómo una empresa de contabilidad transformó su departamento de recursos humanos con la automatización y generó nuevos ingresos.

¿El departamento de RR. HH. de su empresa aún opera en el caos de hojas de cálculo y correos electrónicos manuales? Aunque parezca increíble, esa era la realidad de uno de nuestros clientes.

El proceso de cierre de nómina era, en teoría, sencillo. Pero en la práctica, era una tarea manual que consumía el 80 % del tiempo del equipo y obstaculizaba el crecimiento estratégico de la empresa.

En este artículo, contaremos la historia real de cómo nuestro equipo ayudó a esta firma de contabilidad a reducir sus costos operativos en un 65,11% y crear una nueva fuente de ingresos, transformando el caos en eficiencia.

La escena era un departamento de Recursos Humanos abrumado por tareas manuales.

Imagine la escena: decenas de correos electrónicos de clientes llegan a diario, sin ningún patrón, mezclando hojas de horas con otros documentos. Y para cada uno, un contable necesitaba:

• Descargue los archivos adjuntos y guárdelos manualmente en la carpeta correcta.

• Introduzca toda la información en el sistema de contabilidad.

• Generación de datos de nóminas y eSocial en lotes, lo que solía guardar todo en una única carpeta gigante.

• Luego, como un detective, entra en esa carpeta, identifica cada archivo por cliente y mes, y arrástralo a su lugar correspondiente.

• Por último, adjunte los archivos correctos a un nuevo correo electrónico y envíelo a cada cliente.

  
  

Este ciclo repetitivo, además de consumir mucho tiempo, dejaba al equipo exhausto y sin tiempo para agregar valor a través del análisis y la consultoría estratégica.

El cambio de juego con la automatización y la IA.

Aquí es donde entró nuestro equipo, y nuestro objetivo era claro: automatizar el proceso de principio a fin.

Paso 1: Automatizar la distribución de archivos

La primera automatización que desarrollamos fue un robot encargado de la tarea más laboriosa: distribuir archivos generados por lotes. Lo que antes requería días de trabajo manual ahora se resuelve en minutos. La automatización está programada para:

• Identifique el cliente, mes y año de cada documento.

  
  

• Mover automáticamente los archivos a la carpeta específica de cada cliente, dentro del año y mes de referencia.

  
  

• Adjuntar y enviar los documentos al cliente vía correo electrónico, sin intervención humana.

  
  

Un proceso que antes llevaba 2 semanas ahora toma menos de 30 minutos .

Paso 2: Inteligencia artificial para organizar la entrada de datos

A continuación abordamos la raíz del problema: la recepción desorganizada de la información.

Implementamos una solución impulsada por inteligencia artificial capaz de leer correos electrónicos y sus archivos adjuntos, incluso si llegan como archivos de imagen o PDF.

La IA extrae toda la información necesaria y la estructura en hojas de cálculo organizadas. Esto significa que los contadores solo tienen que validar los datos e importarlos al sistema, eliminando así la introducción manual de datos y el riesgo de errores.

¿El resultado? Menos operativo, más estratégico.

La implementación de estas soluciones no solo optimizó el tiempo sino que también transformó la cultura del departamento.

• El equipo, ahora libre de tareas repetitivas, pudo concentrarse en el análisis de datos y se involucró más .

  
  

• Con el tiempo adicional y la nueva experiencia analítica, la firma reasignó parte de su equipo para crear una unidad de consultoría empresarial . Comenzaron a ofrecer análisis, casos prácticos y sugerencias de mejora a sus clientes, generando nuevos ingresos para la empresa.

  
  

Esta historia demuestra que la automatización no está diseñada para reemplazar a las personas, sino para mejorarlas. Al eliminar el trabajo manual, creamos espacio para la estrategia, el análisis y la creación de nuevos servicios de valor añadido.

¿Está su sistema de contabilidad preparado para esta transformación?