De 2 semanas a 30 minutos: Como um escritório contábil transformou o departamento pessoal com automação - e gerou novas receitas

O departamento pessoal da sua empresa ainda opera no caos de planilhas e e-mails manuais? Acredite, essa era a realidade de um de nossos clientes.

O processo de fechar a folha de pagamento era, na teoria, simples. Mas, na prática, era um trabalho manual que consumia 80% do tempo da equipe e impedia o crescimento estratégico do escritório.

Neste artigo, vamos contar a história real de como nosso time ajudou essa contabilidade a reduzir seu custo operacional em 65,11% e a criar uma nova fonte de receita, transformando o caos em eficiência.

O cenário era um Departamento Pessoal afogado em tarefas manuais

Imagine a cena: dezenas de e-mails de clientes chegam todos os dias, sem padrão, misturando folhas de ponto com outros documentos. E para cada um, um contador precisava:

• Baixar os anexos e salvá-los manualmente na pasta correta.

• Lançar todas as informações no sistema contábil.

• Gerar as folhas de pagamento e o e-social em lote, o que salvava tudo em uma única pasta gigante.

• Depois, como um detetive, entrar nessa pasta, identificar cada arquivo por cliente e mês, e arrastá-lo para seu devido lugar.

• Por fim, anexar os arquivos corretos em um novo e-mail e enviar para cada cliente.

  
  

Esse ciclo repetitivo, além de demorado, deixava a equipe exausta e sem tempo para agregar valor com análise e consultoria estratégica.

A virada do jogo com automação e IA

Foi aqui que nosso time entrou, e nosso objetivo era claro: automatizar o processo de ponta a ponta.

Passo 1: Automatizando a distribuição de arquivos

A primeira automação que desenvolvemos foi um robô encarregado da tarefa mais demorada: a distribuição dos arquivos gerados em lote. O que antes levava dias de trabalho manual, agora é resolvido em minutos. A automação é programada para:

• Identificar o cliente, mês e ano de cada documento.

  
  

• Mover os arquivos automaticamente para a pasta específica de cada cliente, na pasta do ano e mês de referência.

  
  

• Anexar e enviar os documentos por e-mail para o cliente, sem intervenção humana.

  
  

Um processo que demorava 2 semanas passou a ser feito em menos de 30 minutos.

Passo 2: Inteligência Artificial para Organizar a Entrada de Dados

Em seguida, atacamos a raiz do problema: a recepção desorganizada das informações.

Implementamos uma solução com Inteligência Artificial capaz de ler os e-mails e seus anexos — mesmo que eles cheguem em formato de imagem ou PDF.

A IA extrai todas as informações necessárias e as estrutura em planilhas organizadas. Com isso, os contadores precisam apenas validar os dados e importá-los para o sistema, eliminando a digitação manual e o risco de erros.

O Resultado? Menos operação, mais estratégico

A implementação dessas soluções não apenas otimizou o tempo, mas transformou a cultura do departamento:

• O time, agora livre das tarefas repetitivas, pôde focar em análise de dados e se tornou mais engajado.

  
  

• Com o tempo extra e a nova expertise analítica, o escritório realocou parte da equipe para criar uma unidade de consultoria de negócios. Eles passaram a oferecer análises, estudos de caso e indicações de melhorias para seus clientes, gerando um novo faturamento para a empresa.

  
  

Essa história prova que a automação não serve para substituir pessoas, mas para potencializá-las. Ao eliminar o trabalho manual, abrimos espaço para a estratégia, para a análise e para a criação de novos serviços de valor agregado.

Sua contabilidade está pronta para essa transformação?