5 passos simples para priorizar projetos, processos, demandas e riscos

Ser eficiente na distribuição de recursos, alinhar as ações com os objetivos da empresa e se adaptar rapidamente às mudanças são aspectos essenciais na hora de priorizar.

Com os mercados ficando cada vez mais complexos e a necessidade de inovação constante, as empresas têm o desafio de decidir quais iniciativas devem receber mais atenção e recursos para maximizar seus resultados e garantir seu crescimento a longo prazo.

Uma matriz de priorização é uma ferramenta visual e analítica usada para classificar, organizar e priorizar tarefas, projetos ou decisões com base em critérios específicos, e ela é muito utilizada na gestão de projetos, nos processos de tomada de decisão e planejamento estratégico.

Acompanhe abaixo os 5 passos simples para começar a organizar a fila de demandas

A primeira coisa que você precisa fazer ao usar uma matriz de priorização é definir o que deseja priorizar. Pergunte-se: são projetos, processos, chamados ou outros itens? Se forem muitos projetos, por exemplo, quais iniciativas devem ser incluídas na priorização?

Ao fazer uma lista, você já começa a selecionar o trabalho, o que é muito útil se tiver um grande volume de tarefas.

Importante: separe as demandas por categoria. Não misture projetos e processos na mesma lista, pois são coisas diferentes e precisam ser tratados de maneiras distintas.

O segundo passo para montar sua matriz de priorização é definir os critérios que você usará para selecionar as demandas.

Alguns critérios comuns são: gravidade, urgência, tendência, benefício, abrangência, satisfação do cliente, investimento, operacionalidade, obrigatoriedade legal, e probabilidade de sucesso.

Agora que chegou até aqui, você deve estar com uma lista gigantesca de processos/projetos/demandas, e o seu desafio aqui é definir a pontuação de cada critério para priorização, seja utilizamos um peso de 0 a 5 para cada critério ou por gravidade/urgência/tendência (utilizado na matriz GUT, que veremos posteriormente).

Para facilitar, organize as informações em uma tabela. Coloque as demandas (tarefas) nas linhas e os critérios de prioridade nas colunas. Em seguida, preencha cada célula com a pontuação que a demanda recebeu em cada critério.

Agora, ordene as tarefas pela pontuação, da maior para a menor. E se houver empate (duas ou mais tarefas com a mesma pontuação), use outros critérios do seu negócio para decidir qual vem primeiro.

Modelos de ferramentas de priorização

A Matriz GUT ajuda a priorizar tarefas baseando-se em três critérios, cada um com uma nota de 1 a 5:

• Gravidade: Avalia o impacto, considerando a(s) consequência(s) se ele não for resolvido.

• Urgência: Mede o tempo, ou seja, qual é o prazo para resolver.

• Tendência: Analisa a tendência de piora, considerando o quanto a situação pode se agravar com o tempo se nada for feito.

E para obter a pontuação final, você multiplica as três notas (Gravidade x Urgência x Tendência). A pontuação pode variar de 1 a 125.

A matriz RICE prioriza tarefas usando quatro critérios:

• Reach (Alcance): Quantas pessoas serão afetadas.

• Impact: O grau de impacto da tarefa, sendo:

  • Massivo = 3

  • Grande = 2

  • Médio = 1

  • Baixo = 0,5

  • Mínimo = 0,25

• Confidence (Confiança): O nível de certeza de que a tarefa trará o resultado esperado.

  • Alta = 100% = 1

  • Médio = 80% = 0,8

  • Baixo = 50% = 0,5

  • Mínimo = 20% = 0,2

• Effort (Esforço): O tempo necessário para realizar a tarefa.

Para calcular a pontuação final, você multiplica Alcance, Impacto e Confiança, e depois divide o resultado pelo Esforço.

Em resumo, seguir estes cinco passos simples transforma uma lista caótica de tarefas em um plano de ação claro e objetivo. Ao aplicar critérios bem definidos e organizar as demandas de forma visual, você garante que o tempo e a energia de sua equipe (ou os seus próprios) sejam direcionados para o que realmente importa.

Priorizar não é apenas sobre decidir o que fazer primeiro, mas sim sobre tomar decisões estratégicas com base em dados, e não apenas na intuição.